Как специалисту отдела кадров избежать нарушений правил работы с персональными данными сотрудников?

Ниже будет рассказано, как специалисту отдела кадров выполнять типичные кадровые задачи, связанные с сотрудниками компании, не нарушив правила работы с их персональными данными. К таким задачам можно отнести поиск кандидатов на вакантное место, проверку информации о них и т.д. Кроме того, мы рассмотрим, какие нормы необходимо соблюдать при работе с личными данными сотрудников, чтобы предотвратить нарушения, ошибки и обвинения со стороны самих работников или контролирующих органов.

При необходимости включить работника в кадровый резерв организации, нужно получить его согласие и ознакомить с соответствующим локальным нормативным актом

Личные данные работника — это любые данные, которые как-либо относятся к нему, включая как правдивую информацию, так и недостоверные данные и высказывания о нем других людей. При работе с личными сведениями работника следует соблюдать два ключевых условия, которые будут определять правомерность ваших действий: наличие определенной цели и правовых оснований. Важно понимать, что цель должна быть также конкретна и правомерна. Отметим, что правовым основанием, согласно Закону №152-ФЗ, может являться подписание трудового соглашения, необходимость выполнения законодательных норм или законный интерес оператора.

Зачастую при поиске работников в компанию специалисты по подбору персонала используют специальные сайты по типу HH.ru, Rabota.ru и прочие. В такой ситуации передача сведений с этих сайтов компании законна, ведь работник заключил соответствующее пользовательское соглашение с самой платформой. Если же работник по своей инициативе связался с организацией и предоставил ей своё резюме, то в данном случае достаточным правовым основанием является трудовое соглашение, которое будет подписано с данным работником. При самом поиске специалистов на вакантную должность нет необходимости в получении согласия на обработку персональных сведений.

Однако, если резюме специалиста хранится в компании в рамках формирования кадрового резерва, то его согласие на это получить всё же нужно. Это можно сделать путем отправки работнику запроса со ссылкой на соответствующее согласие в первом письме. Кроме того, следует ознакомить его с условиями ведения кадрового резерва в компании, сроком хранения персональных сведений и процедурой исключения из соответствующего резерва. Рекомендуем указать данную информацию на сайте организации в разделе "Политика о кадровом резерве". При отправке сотруднику письма с запросом необходимо также сослаться на данный раздел.