Какие отчёты следует сдавать специалисту отдела кадров в 2024 году?

Каждый год специалистам отдела кадров приходится предоставлять множество обязательных отчетов в государственные органы, связанных с заключением и расторжением трудового соглашения с иностранными сотрудниками компании, предоставлением данных о трудовой деятельности работников, а также о военнообязанных специалистах и т.д. Каждый из этих отчетов имеет свои особенности подачи и сроки, в которые нужного его предоставить. Несоблюдение установленных требований может повлечь за собой штрафные санкции как в отношении организации, так и в отношении специалиста отдела кадров.

Отчеты, которые следует подавать ежемесячно

Отдел кадров является ключевой структурной единицей компании, ответственной за управление персоналом. В конце каждого месяца специалист отдела кадров должен обязательно подавать отчеты, касающиеся застрахованных работников, за которых компания осуществляет выплату страховых взносов. Важно предоставлять соответствующий отчет в ФНС не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Стоит отметить, что данные сведения должны быть включены в состав расчета по страховым взносам.

Помимо этого, специалисты данного отдела компании должны предоставлять отчет, касающийся заключения/расторжения трудового соглашения с работником или его внутреннего перемещения в организации. Этот отчет следует подавать по форме ЕФС-1 в случае осуществления соответствующих кадровых перестановок.

Кроме того, с 01.01.2023 работодателей обязали предоставлять отчет о работниках, с которыми заключены ГПД соответствующего типа (п. 2 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).

Важно учитывать установленные сроки, в которые нужно предоставить отчет:

• при заключении/расторжении договора ГПХ с работником специалисту отдела кадров следует предоставить отчет не позднее следующего рабочего дня.

• при осуществлении других кадровых перестановок или подачи сотрудником заявления о выборе соответствующего варианта ведения трудовой отчет следует предоставить не позже 25-го числа следующего месяца.

Также специалисты отдела кадров, как правило, должны каждый месяц предоставлять отчеты в службу занятости. Им необходимо уведомлять о наличии в компании квотируемых мест для инвалидов, согласно установленному законодательством порядку. Более подробные данные, касающиеся правил предоставления соответствующих отчетов, указаны в Приказе Минтруда от 26.01.2022 № 24.