Персональные данные сотрудников в 2024 году
В этой статьи мы разберем:
что понимается под термином «персональные данные»;
какие категории персональных данных существуют;
какую информацию запрещено обрабатывать без согласия работника;
как правильно оформить защиту таких данных в своей компании.
4 категории персональных данных
Персональные данные — это любая информация, по которой можно прямо или косвенно идентифицировать конкретного человека. Она подразделяется на четыре категории, у каждой из которых свои правила обработки данных.
Общедоступная информация
Это сведения о работнике, которые содержатся в его паспорте, трудовой книжке, дипломе об образовании, военном билете и других документах, которые он предоставляет при приеме на работу.
Закон определяет, что под эту категории попадает:
ФИО;
дата рождения;
место рождения;
место проживания;
семейное положение;
образование;
профессия;
социальное положение;
размер его доходов.
Эту информацию можно запросить напрямую у сотрудника, за редким исключением — у третьих лиц. Обработка таких сведений возможна только с согласия работника. Если вы собираетесь запросить эту информацию у третьих лиц, вам также сначала потребуется получить его согласие.
Иногда персональные данные нужно внести в открытые источники, например, в справочники или адресные книги. Однако, прежде чем это делать, получите письменное согласие сотрудника.
Специальные категории
К ним относится информация о работнике, которая требует особой защиты:
его происхождение — национальность;
его убеждения — политические взгляды, религия, философия;
состояние здоровья.
Согласно статье 86 Трудового кодекса обрабатывать такие сведения без согласия сотрудника запрещено. Но бывают исключения, к примеру, если компания отправляет работника на обязательный медосмотр, она может обработать полученные результаты без его согласия.
Однако, если вы обрабатываете такую информацию без согласия ее владельца, вам грозят штрафы в 100 000 и 150 000 рублей, согласно ч. 1 и 2 ст. 13.11 КоАП. Сейчас в Государственной думе решается вопрос об увеличении этих штрафов до 800 000 рублей для граждан и до 5 000 000 рублей для должностных лиц.