Управление проектами: основные этапы

Управление проектами: основные этапы

Современный бизнес стоит на двух китах – операционной и проектной деятельности, которые имеют противоположные характеристики. Операционная деятельность повторяема и регламентируема, а проектная – завершаема (имеет начало и конец), уникальна и требует создания временной организационной структуры во главе с менеджером проекта. Например, установка и отладка нового оборудования – это проектная деятельность, а его эксплуатация – операционная.

То есть проект – это инструмент адаптации и развития. Если компания намерена создать новый продукт или новую услугу, она организует проект. И поскольку каждый из них неповторим, он даёт большой процент неопределённости и рисков, из-за чего стандартные инструменты менеджмента к управлению проектами неприменимы просто потому, что не работают. Поэтому менеджмент проектов требует использования специальных управленческих инструментов, каждый из которых сработает в своём случае.

Иначе говоря, управление проектами – особая сфера деятельности, и её можно и нужно специально изучать. И первый шаг на этом пути – знакомство с типовым жизненным циклом проекта.

В чём смысл типового жизненного цикла?

  • Определить точки контроля, которые разработчики проекта однозначно должны пройти.

  • Дать команде ориентиры, чтобы в каждый момент времени она понимала, чем занимается.

  • Предоставить менеджеру проекта возможность создать свой набор типовых жизненных циклов, который при необходимости можно будет передать другому управленцу.

Учёт жизненного цикла проекта позволяет:

  1. Выстраивать проект разумно и организованно.

  2. Контролировать ход процесса и при необходимости корректировать свои планы и/или действия, минимизируя количество непредвиденных обстоятельств.

  3. Завершить проект в срок или раньше него.

Рассмотрим 4 ключевых этапа жизненного цикла проекта и особенности управления ими. В разных теориях и подходах они имеют разные названия, однако их суть от этого не меняется. Главное, чтобы они следовали именно в таком порядке:

  1. Инициация (технико-экономическое обоснование, разработка концепции, выработка требований).

На этом этапе самое главное – разобраться, стоит ли вообще браться за проект, есть ли у него перспективы, для чего необходимо определить:

  • выгоды от его реализации (увеличение доли рынка, снижение текучести кадров, уменьшение издержек и т. д.);

  • критерии его успешности (увеличение доли рынка на 3 %, снижение текучести кадров на 25 %, уменьшение издержек на 15 % и т. д.);

  • подход к реализации;

  • примерные сроки и бюджет;

  • ответственного за реализацию (назначить проект-менеджера).

Проще говоря, на первом этапе нужно максимально убрать все неопределённости и принять принципиальное решение – запускать проект в работу или нет.

  1. Планирование (разработка, детальное проектирование).

Название этапа кристально ясно и пояснений как будто не требует. Однако здесь следует сделать три важных акцента:

  • Нельзя экономить время и деньги на планировании! Будучи грамотным и точным, оно страхует от многих типичных причин провала (нереалистичных ожиданий и неточных оценок, неясных целей, нехватки ресурсов и др.), подсказывает зависимости (задачи, что нельзя решать до завершения других задач), которые необходимо учесть, и подсказывает профессиональный состав команды, необходимый для реализации проекта;

  • Все задачи лучше формулировать как ответ на вопрос, что необходимо сделать, чтобы каждый член команды понимал, что конкретно от него требуется. При этом первыми определяются задачи рядовых сотрудников, а затем задачи руководителя проекта.

  • Каким бы точным и подробным ни был план, проект в ходе реализации отклонится от него. Это нормально. Задача управления проектом в том и состоит, чтобы, оперативно скорректировав его, уложиться в сроки и бюджет с сохранением качества.

Таким образом, финалом второго этапа становится не только детальный план работы над проектом в целом, но и список индивидуальных действий каждого участника.

  1. Выполнение (реализация, осуществление, производственный этап, конструирование).

Самый продолжительный этап, с наибольшим объёмом работы, когда необходимо выполнить все назначенные задания. Важной его частью является постоянный мониторинг процесса, когда проект-менеджер регулярно проверяет:

  • укладывается ли команда в бюджет и сроки;

  • не выполняют ли сотрудники лишней работы;

  • идёт ли дело к намеченной цели (в любой момент можно так погрузиться в текучку, что цель исчезнет из вида).

В процессе контроля работы над проектом критически важным является использование специального программного обеспечения – Genius Project, Todoist и под. Такого рода софт даёт много плюсов:

  • вся команда получает возможность отслеживать течение процессов в режиме реального времени;

  • сокращается число ошибок и неточностей, потому что любой член команды когда угодно может посмотреть актуальную информацию;

  • можно назначать задания и устанавливать сроки их выполнения;

  • все данные о проекте собраны в одном месте и доступны всегда, в отличие от разрозненных электронных таблиц, переписок в чатах или мессенджерах и т. д.

По подсчётам западных экспертов, 77 % законченных проектов управляются с помощью специализированного софта. Значит, его использование существенно повышает шансы на успех.

  1. Завершение (заключительный этап).

В финале работы необходимо собрать и сохранить все документы по проекту, составить итоговый отчёт и сдать проект заказчику. Проект считается законченным тогда, когда его принял заказчик.

После окончания работы имеет смысл оглянуться назад и посмотреть, какие ошибки были допущены, можно ли было избежать некоторых из них, и понять, что нужно улучшить в работе над следующим проектом.

А в том, что каждой успешной компании нужно будет постоянно реализовывать проекты, сомневаться не приходится. Ведь опыт показывает, что проектный подход позволяет:

  • Использовать бизнес-ресурсы наиболее эффективно.

  • Быть гибкими в постоянно меняющихся условиях.

  • Определять цели с учётом возможностей и рисков.

  • Привлекать инвестиции.

То есть использование проектного менеджмента в деятельности компании – это явное конкурентное преимущество. Ведь скорость разработки проектов увеличивается, а значит, его жизненный цикл сокращается и управление должно совершенствоваться. Известно множество примеров, когда опоздание с реализацией проекта в динамично развивающихся отраслях оборачивалось для компаний упущенной выгодой или прямыми убытками, а то и потерей доли рынка, как это произошло с Kodak и Nokia.

В общем, проектное управление – это настоящее и будущее менеджмента, без которого устойчивое развитие бизнеса невозможно. 

Комментарии 0

© ООО "Межрегиональный Информационный центр" Политика конфиденциальности Условия использования Файлы cookie Справка Приложение