Вспомогательные работники: как определить их штатную численность

Э​та статья адресована руководителям организаций и кадровых служб, а также всем тем, кто принимает решения по кадровой численности персонала или решает, сколько конкретно работников необходимо для выполнения того или иного вида деятельности. Причем речь пойдет о сложных для нормирования видах деятельности, о тех видах деятельности, штатную численность которых часто устанавливают умозрительно, то есть речь идет о вспомогательном персонале. Например, на какую долю ставки необходимо нанять специалиста по охране труда, специалиста в сфере закупок, юриста? Таким вопросом задаются организации, штатная численность которых небольшая, а данные вспомогательные виды деятельности требуются. Еще эта статья будет интересна руководителям государственных учреждений, которые зачастую не знают, как обосновать учредителю необходимость введения доли ставки по определенному виду деятельности. Предлагается метод определения штатной численности, который основывается на законодательно установленных нормах и не требует длительного времени для измерения норм фотографией рабочего времени и сложных расчетов.

Для этого обратимся к нормативам труда, разработанным и утвержденным Министерством труда и социальной зашиты.

1. Типовые нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в государственных (муниципальных) учреждениях ШИФР 14.08.01.

2. Постановление Минтруда России от 22.01.2001 N 10 (ред. от 12.02.2014) «Об утверждении Межотраслевых нормативов численности работников службы охраны труда в организациях».

3. Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994 N 72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».

4. Типовые нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе в государственных (муниципальных) учреждениях. ШИФР 14.09.01 (утв. ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 N 008).

5. Типовые нормативы численности работников по обслуживанию и эксплуатации зданий и сооружений. ШИФР 15.02.02 (утв. ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 24.01.2014 N 001).

6. Типовые нормативы численности работников юридических подразделений государственных (муниципальных) учреждений. ШИФР 14.10.01 (утв. ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 N 009).

Эти нормативы разработаны для государственных учреждений, поэтому руководитель государственного учреждения, обосновывая необходимость введения ставки (или доли), может совершенно законно на них ссылаться. Для коммерческих организаций вопрос определения штатной численности актуален потому, что они не могут переплачивать деньги, в то же время экономить на ставках тоже нельзя, им нужно знать объективно необходимое количество работников для выполнения определенного вида деятельности, поэтому они также могут использовать эти нормативы как основу для установления штатной численности.

Еще этот метод удобен для тех, кто пишет бизнес-план и кому необходимо рассчитать планируемую штатную численность работников для того, чтобы оценить затраты на оплату труда.

В статье будет показан необходимый расчет штатной численности на примере одного вида деятельности. Например, специалист по охране труда. Известно, что ставка такого специалиста вводится, если штатная численность более 50 человек. Однако если численность менее этой величины, то на какую долю ставки может работать специалист? На какую долю необходимо привлечь внутреннего или внешнего совместителя? А если численность более 50 человек, то сколько конкретно ставок оптимально вводить? Для ответа на все эти вопросы и предлагается следующий алгоритм.

Итак, смотрим в Постановление Минтруда № 10, именно оно регламентирует нормы специалистов по охране труда.

Например, мы хотим рассчитать необходимое количество штатных единиц для небольшой организации – 100 чел. И, допустим, в нашей организации нет работников, рабочие места которых признаны в соответствии с СОУТ вредными и опасными.

В таблице № 1 указанного документа рассчитана численность для функции специалиста по доведению приказов и других руководящих документов вышестоящих организаций по предупреждению производственного травматизма до сведения работников организации; подготовка проектов приказов руководства организации, предписаний и других документов по вопросам, касающимся охраны труда в организации. Любой специалист по охране труда это делает. В таблице, исходя из заданных выше условий, смотрим графу «Среднесписочная численность работников до 500 человек» и ищем в шапке с названием «Численность рабочих, занятых на тяжелых и связанных с вредными условиями труда работах» графу с численностью до 100 человек (исходя из заданных условий). Получается по первой таблице, исходя из первой трудовой функции, нам необходимо 0,13 штатных единицы специалиста по охране труда.

Далее смотрим таблицу 2 и трудовую функцию «Разработка предложений с учетом результатов проведения специальной оценки условий труда о мероприятиях по улучшению условий труда». Сегодня все организации должны это делать, даже если условия не признаны вредными или опасными. Достаточно вспомнить, что вступает в силу новая глава Х Трудового кодекса, где будет и производственный контроль, и расследование микротравм и ужесточиться ответственность работодателя по созданию безопасных условий производственной среды. На подходе вступление в силу нового Кодекса об административных правонарушениях, где будет отдельная статья для организаций за непринятие или несоблюдение мер по противодействию вирусным инфекциям (COVID-19).

Итак, на пересечении заданных условий для нашей выдуманной организации, которая по задумке самая безопасная для труда работников, необходимо еще 0,15 штатных единицы. Мы приняли в таблице, что в нашей организации небольшое количество структурных подразделений – от 6 до 10.

Теперь обратимся к таблице 3 документа. В ней рассмотрена функция пропаганды вопросов охраны труда (лекции, беседы, разработка правил, инструкции и т. п.). Функция крайне важная даже для той организации, где труд не является травмоопасным. Достаточно вспомнить, что с 1 января вступили в силу новые правила по охране труда, и, соответственно, специалист по охране труда обязан переделать все инструкции, плакаты и прочее по охране труда с учетом этих правил. В таблице 3 данные берем, исходя из того, что у нас от 6 до 10 структурных подразделений, и получаем еще 0,18 ставки специалиста.

Обратимся к таблице № 4. Она касается организации проведения инструктажей, обучения, проверки знаний требований охраны труда работников. В ней появился термин «среднемесячная численность». Он рассчитывается путем деления среднесписочной численности на 12. В нашем примере 100/12 = 8,33. Отсюда получаем еще 0,38 ставки.

Следующая таблица – № 5 – затрагивает планирование мероприятий по охране труда, составление статистической отчетности по установленным формам, ведение документации по охране труда. У нас от 6 до 10 структурных подразделений. Таким образом, еще 0,15 ставки.

Таблица № 6 включает оперативных контроль за состоянием охраны труда в организации (обеспеченность средствами индивидуальной защиты, контроль за оборудованием, отоплением, вентиляцией и пр.). В данном случае добавляется еще 0,26. Можно возразить, что в исходном примере не было в рассматриваемой организации вредных и опасных условий труда. Но сегодня на специалиста по охране труда в любой организации возлагается целый комплекс мер по контролю за соблюдением требований по защите работников от коронавирусной инфекции (те же средства индивидуальной защиты, термометрия и пр.).

Далее таблица 7 «Контроль за соблюдением законов и иных нормативных правовых актов по охране труда». По этой таблице добавляем еще 0,06 штатной единицы.

В таблице 8 указаны нормы на участие в реконструкции производства и организации мероприятий, направленных на улучшение условий труда. Для маленькой организации, где нет опасных производств и масштабной деятельности, этой таблицей можно пренебречь.

И далее необходимо заложить время на расследование несчастного случая на производстве и профзаболевания, в котором обязательно участвует специалист по охране труда. В Постановлении Минтруда № 10 на один несчастный случай заложено от 24 до 120 часов. В офисной организации на расследование несчастных случаев можно заложить в год 24 часа. В остальных организациях, исходя из статистики ФСС по отрасли. В процентах к фонду рабочего времени за год 24 часа составят примерно 0,01. То есть еще 0,01 ставки.

Теперь суммируем по всем позициям и получаем общее количество ставок. Получается 0,13+0,15+0,18+0,38+0,15+0,26+0,06+0,01=1,32 ставки. Надо не забыть добавить время на самоподготовку и обучение работника, на обслуживание рабочего места, на отдых и личные надобности (это минимум 10 % в совокупности), и итого получается 1,5 ставки.

Подобным алгоритмом можно рассчитать количество любых штатных единиц из приведенного списка Постановлений Минтруда.