Закупки: как повысить эффективность организации в этой сфере
Данная статья будет интересна тем, кто занимается государственными закупками или отвечает за снабжение в коммерческой организации. В работе предложен подход, как оптимизировать планирование закупок и сделать его более эффективным.
Одна из существенных проблем в закупочной деятельности заключается в том, что специалист в сфере закупок, как бы ни старался, может купить не то или не совсем то, что необходимо работникам организации или соответствует их ожиданиям/представлениям. Например, в одном государственном учреждении возник конфликт из-за того, что специалист в сфере закупок приобрел туалетную бумагу зелёного цвета. По мнению руководства, она должна быть только белой. В другой организации сотрудники одного отдела устроили скандал по поводу того, что папки для хранения документов были не того качества, которое хотели видеть работники. Подобные ситуации можно описывать долго. Суть одна: конфликты неизбежны, так как специалист в сфере закупок может приобрести товар, не соответствующий представлениям работников, для которых он предназначался.
Выше были рассмотрены ситуации, когда закупленный товар не соответствовал представлениям работников о качестве, но бывают ситуации, когда закупленный товар не соответствует техническим характеристикам или технологическим потребностям организации. Это может быть связано с неточностью или неполнотой технического описания закупаемого товара, а также ошибками специалиста в сфере закупок, который тоже человек и не застрахован от них. Только ошибки специалиста в сфере закупок в прямом смысле дорого обходятся организации, поэтому надо внедрять в организационные процессы защитные механизмы закупочной деятельности, которые позволят избежать несоответствий.
Алгоритм действий для построения системы защиты от ошибок и конфликтов таков:
Специалист в сфере закупок или отдел по закупкам собирает информацию о потребностях организации от руководителей структурных подразделений. Также он собирает информацию о технических параметрах необходимых товаров.
Специалист составляет план-график закупок. Когда приходит время делать техническое описание конкретного товара для осуществления конкурсной процедуры, то специалист в сфере закупок находит в интернете у потенциальных поставщиков тот товар, который наиболее точно, по его мнению, подходит под предоставленные ему данные.
Специалист распечатывает из интернета фотографию и техническое описание данного товара.
Специалист просит руководителя структурного подразделения или работника, который прислал ему данный запрос, поставить свою подпись и написать своё согласие (или несогласие) с тем, чтобы приобрести именно данный товар. То есть работник, которому предстоит потом использовать закупаемый товар, подтверждает, что это именно тот товар, который он имел в виду.
Только после указанных действий специалист в сфере закупок может составлять техническое задание, извещение и запускать конкурсную процедуру. При соблюдении указанного алгоритма вопросов и конфликтов быть не может, так как работник, которому был предназначен данный товар, сам подтвердил своё согласие с его характеристиками и качествами.
И, наконец, если организация принимает такой алгоритм, то она должна закрепить его в своей локальной нормативно-правовой документации. Это может быть, например, приказ, утверждающий порядок организации закупок.
Предложенный подход прост, однако он реально облегчает планирование закупок и позволяет:
экономить время и силы, которые тратятся из-за возникновения конфликтных ситуаций;
избегать финансового ущерба, когда приобретено не то, что нужно;
избегать простоев в работе, когда приобретен не тот товар, который необходим как исходное сырьё для дальнейшей работы;
избегать штрафов, когда приобретены не те средства индивидуальной защиты, которые необходимы;
улучшать общий психоэмоциональный климат в коллективе.
Таким образом, как и было сказано, простое решение позволяет значительно повысить эффективность организации закупочной деятельности. Представленный подход был апробирован в организации государственной сферы, и позволил специалисту в сфере закупок существенно упростить свою работу, и избавиться от целого груза проблем. Порой именно несложные решения, лежащие на поверхности, дают наиболее значительный результат!
Комментарии 0