Почему наличие четкого видения – ключ к успеху в руководстве и управлении проектами

Способность определить, сформулировать и разделить четкое видение проекта – один из самых важных навыков проектного менеджера. Когда мы управляем проектами, мы должны начинать с конца. В контексте проекта это значит представлять, чего мы в конечном итоге хотим добиться от проекта и как он вписывается в общий контекст организационных изменений.

Видение проясняет стратегические цели клиентов, спонсоров или организации, фокусирует команду и дает цель для планирования. Оно дает руководителю проекта представление о том, куда хочет двигаться клиент, но не даёт ему всех шагов к достижению цели. Ступеньки будут определены командой и, как правило, будут состоять из осязаемых результатов и итогов. Чтобы видение было максимально эффективным, оно должно быть четко сформулировано, оказывать вдохновляющее и заряжающее действие и соответствовать корпоративной стратегии.

Многие проекты являются тактическими и не имеют стратегической направленности

Часто проекты начинаются и выполняются без четкого видения. Результатом могут стать тактические результаты проекта, которые носят краткосрочный характер и быстро вытесняются другими изменениями.

Без четкого видения высок риск расхождения между ощутимыми результатами проекта и тем, что действительно нужно заказчику или организации. Проект может не принести ожидаемых выгод либо потому, что потребности бизнеса не были полностью поняты, либо потому, что инициатива не была полностью продумана или согласована с корпоративной стратегией.

Согласно исследованиям PMI (Project Management Institute), 60 % проектов не согласованы со стратегическими целями, хотя такое согласование имеет наибольший потенциал для увеличения ценности организации. К сожалению, это означает, что, хотя многие проекты выполняются более или менее в соответствии со спецификацией, конечный продукт носит тактический характер и в итоге не приносит той пользы, которую мог бы принести.

Важность четкого видения можно сравнить с тем, как строятся и развиваются мегаполисы. Если нужно перестроить новый район, застройщики не начнут просто строить дома и дороги без генерального плана. Генеральный план определяет видение того, как будет выглядеть весь район с домами, офисами, общественными местами, услугами и инфраструктурой. Если генерального плана нет, то район может никогда не превратиться в хорошо функционирующую зону, интегрированную в город. То же самое справедливо и для других типов проектов. Мы должны заглянуть как можно дальше в будущее и составить карту долгосрочных результатов и выгод проекта. И мы должны представлять, как проект будет взаимодействовать с другими проектами изменений и существующими бизнес-процессами.

Лидеры мыслят иначе, чем менеджеры

Одна из характеристик менеджеров заключается в том, что они умеют выполнять работу в срок, в рамках бюджета и с ожидаемым качеством. Они умеют воплощать в жизнь видение, которое было сформулировано другими. Лидеры, напротив, помогают сформировать видение, рассматривая общую картину и заглядывая в будущее. При реализации проекта они следят за тем, чтобы стратегический контекст был хорошо продуман и чтобы проект приносил пользу в долгосрочной перспективе.

Прозорливость уже давно ассоциируется у нас с лидерством. Дальновидность и перспективность – это один из атрибутов, который в наибольшей степени отличает лидеров от не-лидеров. В ходе опроса десятков тысяч людей по всему миру HBR (Harvard Buisness Review) спросила людей, какие качества они ищут в лидерах и чем больше всего восхищаются. 72% людей ответили, что от лидера они хотят видеть дальновидность и перспективность. Среди респондентов, занимающих более высокие должности, этот показатель был еще выше – 88%.

Когда специалисты по проектам возглавляют проект, крайне важно, чтобы они не вели себя как ограниченные менеджеры, которые просто принимают бриф, предоставленный высшим руководством или клиентом, не подвергая его сомнению и не вступая с ним в контакт. Они должны сотрудничать с клиентом и играть активную роль в формировании целей и преимуществ проекта, пока он не приобретет смысл и пока они не поймут его полностью.

Руководство и управление более широкой картиной

Для многих руководителей проектов, привыкших к традиционному образу работы, это может оказаться новым способом мышления. Традиционно менеджеры проектов заботятся о получении результата или продукта, а не об общем видении. Заказчик – внутренний или внешний – обычно указывает, чего он хочет, а менеджер проекта помогает его реализовать. Они с удовольствием оставляют размышления о большой картине клиенту или спонсору проекта, который, по их мнению, ближе к бизнесу и процессу принятия решений.

Однако проблема заключается в том, что мы часто исходим из неверного предположения, что клиент и спонсор знают, в чем заключаются их потребности, и что они всесторонне проанализировали свои текущие проблемы и возможности. К сожалению, это не всегда так. Если клиент или владелец бизнеса знает о своей повседневной деятельности лучше, чем менеджер проекта, то он может быть не в состоянии определить, как его текущие и будущие потребности могут быть удовлетворены с помощью нового продукта или услуги. Они также могут быть не в состоянии предсказать, каковы будут положительные и отрицательные последствия программы серьезных изменений и что с этим делать. В конечном итоге это может привести к провалу проекта.

По этой причине стратегические проекты требуют лидера, который мыслит и действует иначе, чем менеджер проекта, ориентированный на исполнение. В таких проектах нужен человек, который знает, что может повысить процент успеха и ценность проекта, если будет вовлечен в общую картину и будет в полной мере учитывать мнения и идеи клиента. Это не значит, что они владеют видением. Это значит, что они запрашивают его, прорабатывают, улучшают и согласовывают с проектом.

Помимо того, что руководители проектов видят проект в стратегическом контексте, они также умеют делиться видением с членами команды, которым предстоит его реализовывать. Они знают, что работа над проектами, имеющими смысл и цель, мотивирует членов команды. Многие тактические проекты не оказывают реального влияния на организацию, в то время как стратегические проекты, являющиеся частью более масштабного видения, оказывают. Наличие четкого видения не только вдохновляет команду, но и обеспечивает необходимый элемент фокусировки и согласованности.

Грамотные руководители проектов заботятся о видении, удовлетворении потребностей и создании ценностей

Основное преимущество наличия четкого и значимого видения заключается в том, что оно помогает обеспечить соответствие между фактическими результатами проекта и стратегическими целями проекта, а также тем, что эти цели служат достижению больших целей для организации.

В то время как руководитель проекта не несет окончательной ответственности за видение, он должен обеспечить, чтобы проект предоставлял то, что нужно пользователям, а не то, что они хотят, и гарантировать, что проект принесет максимальную пользу в долгосрочной перспективе. Продуманный проект, подкрепленный отличным видением, дает руководителю проекта и команде максимальную сосредоточенность и мотивацию, необходимые для реализации стратегического проекта.