Секретарь vs помощник руководителя
Правильно определяем должность и соответствие сотрудника перед приемом на работу
Профессии бывают разные, как и разные уровни внутри каждой из них. Обычно некоторые из них рассматриваются как важные, в то время как другие — как несложные: секретарь, водитель, помощник, кассир и др. Поэтому для последних не столь важны профессиональные навыки и уровень образования.
Хотя это мнение может быть недостаточно точным, как работник, так и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей работы. Однако, кто определяет четкие критерии для должностей, таких как секретарь, водитель или курьер? Чтобы установить объективные критерии, необходимо понять основные задачи каждого сотрудника. Предлагаю простой тест: напишите, чем занимается секретарь в вашей компании. Если ответ отличается на 30% или более от описания работы помощника руководителя, то тест считается пройденным, но остается вопрос о критериях эффективности.
В офисной среде часто бывает так, что есть помощник, который кажется опытным и знающим специалистом, но на самом деле использует свою близость к высшему руководству для своей личной выгоды. Такие люди умеют манипулировать ситуацией, задерживать принятие решений, контролировать информацию и т.д. Это может привести к тому, что такой помощник начинает играть более существенную роль, чем сам руководитель, что может негативно сказаться на его авторитете и репутации. Если руководитель не замечает такое поведение или не принимает меры, то это может привести к недопустимому дисбалансу в отношениях в коллективе.
В нашей стране нет установленных профессиональных стандартов для должностей. Поэтому в офисе могут работать офис—менеджер, секретарь, референт, ассистент, личный помощник и другие, их многообразие почти неограниченно. За короткое время требования к сотруднику в приемной изменились от просто красивой девушки до специалиста с разнообразными знаниями — от перевода до урегулирования конфликтов с клиентами. Этот набор качеств уже нельзя назвать простым.
Чтобы не запутаться и установить порядок, можно выделить две основные роли в приемной — секретаря и помощника. Основная задача секретаря заключается в управлении информационным потоком, включая как входящую, так и исходящую информацию в любом формате — письма, факсы, звонки и т. д. При получении информации необходимо идентифицировать ее, определить получателя, установить приоритет и направить в нужное место в нужное время. Исходящую информацию также нужно обработать, при необходимости перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку, представив ее в понятной форме для получателя. Ясное определение задачи помогает установить четкие критерии, подбирать и обучать персонал. В отличие от секретаря, помощник руководителя — это специалист, управляющий производительностью труда другого человека, который является руководителем предприятия или подразделения. Считать должность помощника менее важной, значимой или престижной было бы глупо.